高校后勤信息化建设策略分析
要保障规划的科学性,必须与学校综合教育改革、教育治理体系和治理能源现代化建设紧密结合,根据后勤管理和服务的特点进行制定。后勤信息化规划一般不是根据业务管理的现状进行个性化制定,需要对业务进行梳理,与学校后勤的体制机制改革相结合,进行流程优化重组。另外,要保证规划能够得以贯彻实施,除了经费保障外,还需要制定相关的制度,做好制度保障,以及确定组织机构职责和对人员进行相关培训,达到组织保障,确保信息系统建设的顺利进行和建设后的良好运行。
简要的后勤信息化规划和路径分析,如图1所示:
四、外包管理策略
一般而言,后勤信息化涉及的业务信息系统都是高校非关键技术,且当前相关技术都比较成熟。后勤信息化外包模式决策,应主要从战略、管理、技术、经济等目标出发,分析后勤信息化所需资源及平台价值,结合本身拥有的资源和相应业务的成熟程度,确定外包模式。
1.外包模式选择
外包模式决策,首先对后勤相关业务信息系统做战略分析,是进行产学研需要,还只是管理需要;其次进行管理分析,即学校的管理需求是一般需求还是存在部分定制需求;再次对该系统涉及资源进行资源及其价值分析;最后与该业务系统进行价值对比,运用管理、技术、经济、风险作为评价准则,选择最优外包模式。
管理分析,首先判断学校的管理目标,如数据处理、业务流程管理、数据挖掘等,然后分析现有的成熟产品是否已经满足要求,需要定制开发程度。技术分析方面,学校应分析当前该系统主要采用的技术对学校管理的支持,学校定制开发的难度、成本和风险等因素。
完全内制模式在高校衍生成三种模式——由信息部门自主开发、教师主导开发和学生自主开发。学生自主开发是这两年学生创业背景下发展起来的,主要集中在微信应用和APP应用。这三类模式各有所长,学校在细化选择时,可以从经济性(开发成本、运维成本)、管理(项目管理、文档质量、运维服务)、战略(产学研)、技术和风险等多个方面进行权衡。
2.外包公司选择
外包公司选择决策主要是在外包模式决策之后,针对完全外包和选择性外包两种模式,根据学校管理特点、资源情况和外包的子项目,对外包公司的产品、资源和技术服务能力进行分析,通过经济、技术、管理和风险进行综合评价,选择最佳的外包公司。
管理分析,主要分析外包公司既有产品与学校需求的匹配程度,如果建设目标已经非常清晰可直接对产品的功能点进行对比分析,如果建设目标不清晰,那么结合该类产品所实施的与自己学校管理特点相似的系统进行管理目标分析。一般而言,各个学校有独特的一些情况,往往需要针对学校特点进行补充开发,那么技术分析主要是考察公司的技术服务能力和资源情况,以及公司项目管理水平是否满足。经济分析除了建设费用外,还需要考虑运维费用。当然外包公司选择决策分析还应考虑到技术、管理和经济等方面存在的风险。
3.外包项目管理建议
良好的外包项目管理是后勤信息化成功建设的保证。后勤管理部门一般信息技术水平相对不足,在项目管理中应充分借助信息部门的力量,整合学校相关资源,进行信息化建设。
项目要争取获得各级领导的支持,充分利用学校相关资源,特别是信息化资源,充分考虑一线员工使用系统的需求,项目建设管理过程中要让一线员工骨干参与进来,建立后勤信息化建设协调机制,进行外包项目管理。
外包管理中要做好契约治理。合同细节要清晰无疑义,特别是定制部分、验收条件和双方权利和责任。建立项目沟通管理机制,要及时了解项目进展,做好风险管理和变更管理。同时在项目全过程中做好各项培训,包括需求分析和信息化建设知识培训、测试培训和使用培训,促进后勤信息化建设顺利和正常运行。
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