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高校研究生管理信息化自主建设思考与建议——以北京师范大学学位管理系统为例

2016-12-19 14:51:39 来源:《中国教育信息化》杂志 作者:刘春荣 吴瀚霖 周伟
摘要:随着信息技术的飞速发展,各高校基本实现了研究生教育管理信息化。但随着国家和学校在新形势下对教育信息管理的个性化和时效性要求,自主建设信息化已经是创建世界一流大学的内在要求...

  日前,教育部部长袁贵仁在2016年全国教育工作会议上的讲话中指出,要加快推进教育信息化,让信息技术为提高教育质量提供新动力、新手段。高校研究生管理信息化系统的建设与应用是教育信息化的重要组成部分。很多高校经历了从小作坊自主研发,到大规模高价格向市场供应商购买服务的过程,目前已经基本完成了教育管理信息化。但根据教育部、高校的新政策新要求,无论是需求的个性化还是时效性,很多信息化系统已经难以适应研究生培养工作需要和业务需求,都需要一套与时俱进的、更加科学的系统实现管理信息化,才能提高工作效率,提升研究生培养质量。因此,如何多快好省地建设高校研究生管理信息化系统,是创建世界一流大学的内在要求。为此,北京师范大学经过三年的时间,完成了学位管理系统的自主建设,并不断完善和拓展功能,积累了一定的经验。本文正是以此为例,讨论新形势下,高校研究生管理信息化自主建设的相关问题,并提出相应建议。

  一、目前状况与自主建设意义

  高校研究生学位管理工作贯穿人才培养工作全过程,肩负引导学术规范、提高研究生培养质量的重要使命。近几年国务院对高校学位授予信息加大公开和监督力度,实行“学位获得者国家备案制度”。研究生学位管理质量的好坏直接反映了高校管理水平的高低,随着信息技术和网络技术的快速发展,先进的信息管理系统成为有效管理的必然选择。

  1.新政策新要求,需要学位系统与时俱进

  研究生学位论文质量是衡量学位授予单位培养质量的重要指标,国务院学位办也在逐年加大对硕博学位论文的抽检力度。数年来,各培养单位实行人工寄送纸质版,或人工发送电子版论文方式评审,费时费力效率不高。为保证论文质量,目前很多高校通过教育部第三方机构平台评阅论文,这就亟需与之匹配的完整科学的学位系统,将各院系乃至学校学位管理教师从繁重的送审工作中解脱出来。

  2.大数据大工作量,需要实现学位管理信息化

  高校培养单位每年的研究生毕业人数众多。以北京师范大学为例,每年研究生毕业生有4000余人,分学术型和专业型,还有内地、港澳台、留学生之分。由于组织庞大,服务对象多,信息量大,要想提高工作效率、提升服务质量进而促进学校发展,开发一个功能强大、操作方便的信息管理系统对提高研究生学位管理效率、改善服务水准有着重要意义。

  3.自主开发维护,才能保障效率提升服务

  目前全国诸多高校使用从市场购买的学位管理信息系统,甚至是量身定制,这曾经在学校管理信息化初期起到了重要作用。不过因为学校教育政策和实施方案的不断更新,购买的服务难以跟进,技术人员也不可能及时深入理解业务进行完善。同时由于软件公司的不稳定性以及员工的流动性,造成维护脱节,系统更新断层。在调研中,不少教师指出系统存在“功能冗余或缺失”、“关键时刻卡掉”、“维护不及时”等状况。况且,各高校购买服务较为昂贵,仅以一套研究生教务管理系统而言,一般在50~200万元间不等,后期每年维护也价格不菲。因此,从长远看,高校的各级管理系统还是要根据自身的需求走自主开发路线,并依据自身力量随时维护更新,才能深入把握需求,及时维护,不断完善,提升服务。

  二、自主建设的特点

  由高校研究生管理部门组织建立信息化团队,采购设备,通过自身力量开发符合研究生管理需要的管理系统而进行的信息化建设称为自主建设。自主建设的优点有:

  (1)针对性强。由于开发人员同时为学校研究生管理部门工作人员,因此信息化团队对实际业务需求有充分了解,需求与技术可以无缝连接,完美结合。

  (2)可控性强。自主开发使研究生管理部门可以完全控制整个开发过程,可以根据管理实际需要,随时调整开发进度及方向。

  (3)风险性小。与向软件公司购买系统相比,自主开发可以大大降低开发成本,避免浪费。即使最终开发失败,造成的损失也不会很高。

  (4)培养人才队伍。由于研究生管理信息化是一个庞大且复杂的工程,在学校研究生管理部门自主开发的过程中,参与人员的自身能力可以得到很大提高。从而培养出了一支信息化的队伍,可以在日后继续服务于研究生管理工作,提高研究生管理部门的硬实力。

  自主建设也有相应的缺点:自主进行信息化建设对学校的研究生管理部门技术要求较高,对于规模较小的学校而言开发压力较大。

  在自主建设的过程中,信息化队伍结构要合理,要既有业务人员又有技术人员,既有管理人员又有高水平系统分析人员。负责开发的技术人员不能仅仅关注技术问题,同时也要提高自身业务水平。同时,信息化的过程不能闭门造车,要与外界充分交流,吸取先进的管理理念及引进先进的信息化技术。

  三、自主建设开发模式

  传统的软件开发模式为“瀑布式”开发。该方式将需求描述、设计开发、测试、完善等过程看成一些界限分明的阶段。高校的信息化业务是处于快速变化的环境中的,它不得不对政策改革、需求变化等快速做出响应。然而,传统的开发模式难以适应系统的快速开发需求。当需求发生变化或者是出现新的需求,系统设计和实现不得不返工进行重新测试,造成时间的拖延和效率的降低。

  以北京师范大学为例,为了迅速制造可用的软件并快速处理需求变更,我们自主开发的研究生学位管理系统采用“敏捷软件开发”的方式,软件的开发和部署不是一次完成的,而是以一系列增量的形式完成的,每一个增量包含新的系统功能。有如下特性:

  (1)系统的描述、设计和实现过程是交织在一起的。没有详尽的系统描述,设计文档实现了最小化。从而大量节省了描述、设计环节花费的时间。

  (2)系统是通过一系列版本开发出来的,学位管理教师、院系秘书以及学生都直接参与了每一个版本的定义与评估。他们不仅对每一个版本的软件提出修改建议,还对后一个版本的软件提出新的需求。这种用户参与开发的过程,可以快速地获取需求变更的反馈。

  (3)虽然每一个版本更新的量一般都比较小,但是更新的频率很高。通常每个星期都会有新的版本提供给用户。