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来华留学生管理信息化建设理论与方法初探

2017-02-23 14:34:39 来源:《中国教育信息化》杂志 作者:李林泽
摘要:基于高校来华留学生信息化管理调研,本文较为全面地总结分析了影响来华留学生信息化水平提高的重点和难点问题并尝试为之提出可行解决方案。本文指出:信息化管理是来华留学教育事业发展的必然趋势;理顺来华留学生教育的工作流程和内在规律是来华留学生管理系统研发的前提和保障;信息化管理理念和“互联网+”思潮的广泛传播并由之带来深刻变革有利于来华留学生管理水平、留学生培养质量的提高。本文同时探讨了来华留学生与中国学生趋同化管理在信息化方面的深度融合问题。

  进入21世纪以来,以网络通讯技术和多媒体技术为核心的信息技术迅猛发展,给各行各业带来了深层次的变革。教育信息化是教育现代化的必经之路,也为教育者带来前所未有的挑战。以教育信息化为基础,由此推动教育的改革与发展将是教育的重要发展方向。我国来华留学生信息化管理进程虽稍晚于中国学生,但相关政策和研究一直紧跟着来华留学教育事业的发展而不断推陈出新。教育部办公厅于2004年6月宣布了启用全国来华留学生管理信息系统的通知(教外厅函[2004]13号),从国家层面切实推动来华留学生的信息化管理。

  一、来华留学生信息化管理理论研究

  国内关于教育信息化的研究较为丰富,为来华留学生信息化管理提供了有价值的参考。朱宝生(2005)论证了教学管理系统在推动教育信息化上的作用,指出了高校教学信息化管理的重要性;马亮(2006)阐明了《高校教育信息化标准》的制定背景和实施中的重大作用,指出管理信息交换与共享、基础数据库建设、教育信息资源交流与共享的重要性等。关于留学生管理信息化方面的研究中,吴缄中、鹿士义(2001)最早探讨了新世纪来华留学生管理更加有序,更具法治化、规范化、科学化的必要性及途径。程亮、宋文杰(2013),卢秀娟(2011),崔鸣鸣(2010),王艺(2011)分别就来华留学生信息化管理的不同方面阐释了留学生信息化管理的重要性及解决途径。

  但是,在讨论留学生管理方法的现代化时,吴缄中、鹿士义(2001)提到了留学生管理的数据化管理,而非信息化管理;但文中关于留学生管理工作系统化(管理人员工作流程方面)对管理系统开发有所启发。朱萍、施信疑(2015)较为全面地论述了如何借助信息化平台推动来华留学生管理。金泉元(2015)较为详细地介绍了外国留学生教育管理信息化系统的设计思路,为平台建设做了有益的探索。其他的研究,如秦洪雷、闫旭晖(2007),程亮、宋文杰(2013)等,也都是就留学生信息化管理的某一个方面,如教务管理、宿舍信息管理等进行的零星或者个案研究。在留学生信息化管理的理论建设方面,全面深入的理论探讨严重不足,信息化实践也是摸着石头过河,没有系统的理论研究作为支撑。

  二、来华留学生信息化管理实践现状

  早在2003年,70%的高校就已经建立了不同层次、规模的校园网。广泛的调研发现全国高校的中国学生管理信息化水平普遍较高。招生录取、信息查询、教务管理、住宿管理、费用管理、档案管理、毕业就业等都网络覆盖,各层次的网络数据对接顺畅便捷。高校的教务系统、信息管理平台等核心系统经过不断的开发、使用、升级,已经能基本满足学生、学校、教育主管部门的需求。反观留学生管理,全国高校留学生信息化总体水平却较为低下。很多高校的管理手段还停滞于上世纪末,基本靠着一台电脑加一个软件(Microsoft Office)、甚至单纯纸质媒介进行留学生管理。留学生无法在线申请入读、入学报到填大量表格、无法自行查取课程成绩、学生个人信息仅靠Excel记录等,存在着检索不便,管理复杂、存储不易等问题,阻碍了留学生教育事业的发展。管理人员在反复机械地重复着手动开各类证明、整理学生成绩、学生档案等事宜,造成精力和时间的巨大耗费。

  造成以上现象的原因是多方面的。(1)很多高校来华留学生规模小。手动管理虽过时且效率低下,但是留学生管理人员尚能应付,以致矛盾不太明显和突出,信息化管理的需求不是太大。(2)高校重视不足。许多高校领导视来华留学生教育事业为锦上添花、可有可无,导致来华留学生教育处于学校边缘地带,对现存问题、未来发展缺乏政策引导和战略规划。(3)研发经费不足。信息化工作的背后是大量的资金支持,一套实用可靠的管理系统不管是自行开发还是整套引进都费用不菲。多种信息化手段的使用意味着大量人力和资金成本的投入。(4)留学生管理人员缺乏积极性,工作创新动力不足,缺乏如何为来华留学生的生活、学习创造更好的管理环境和平台的思考。

  本文以西南大学来华留学生综合管理系统的建设及多种新媒体的综合运用为例,结合时代特征和留学生教育特点,综合提高来华留学生教育和管理的信息化程度。

  三、信息平台为主体,引领信息化工作

  留学生管理系统要符合来华留学生教育事业工作实践、内在规律和发展规划。建设理念将贯穿信息化工作的始终。现以我校为例,探索和总结以来华留学生综合管理平台为主,多种信息化手段并举,提高留学生信息化管理水平。

  1.学习生命周期全覆盖

  学习生命周期是指来华留学生从申请就读的那一刻起,到学生离校之后的整个从入学申请、招生录取、到校报到、在校学习直到完成离校手续成为校友的时间跨度。像一个自然个体的生长划分不同的时期一样,我们将留学生的来华之前到离华之后的这个时间连续统分为不同的阶段,体现为综合管理系统里面的功能板块。学生来校前涉及招生录取板块。学生可通过学院、学校以及相关部门官网,了解学校招生政策、程序、就读环境等内容。学生在网上填报的内容和中国政府奖学金、孔子学院奖学金以及各地方奖学金申请的内容类似,在申请页面的设计上更多地考虑信息板块划分的规范性和合理性。其总体布局如图1所示。

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  能用下拉菜单进行选择的就不设计手动填写;能用选择方式的就不用下拉菜单。经过反复试用发现生涩难懂或者容易误解的地方添加填表说明。学生在线提交材料后,随即进入审批程序。一般来说,包含两条途径:一是学历生的申请,包含主管部门初审(信息、材料完整性;申请条件等)、培养学院审核(专业,录取要求,导师分配等)以及职能部门复审(学位点审核、学校政策等)。二是语言生的申请,只需要主管部门审核即可,所以设置主管部门直接审核权限。在整个审核的过程中,申请者都能在系统里看到审批程序及结果。录取完成后,随即出现费用设置程序,以及入学报到事宜。